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Inkasso: Wann es sinnvoll ist, Profis einzuschalten

4 Min Lesezeit
Stempel Inkasso Wenn Rechnungen auch nach mehrmaliger Mahnung nicht gezahlt werden, kann die Beauftragung eines Inkassodienstleisters sinnvoll sein

Offene Rechnungen, die trotz Mahnung nicht beglichen werden, sind ein ständiges Ärgernis. Auch in der Speditions- und Logistikbranche werden Rechnungen immer wieder nicht bezahlt oder Zahlungsfristen aufs Äußerste ausgereizt. Ein Inkassodienstleister kann hier Abhilfe schaffen.

Denn wenn Schuldner ihre Rechnungen nicht bezahlen, werden Gläubiger ungewollt zum Darlehensgeber. Das Problem: Die Verjährungsfrist bei solchen offenen Posten ist mit nur einem Jahr häufig sehr kurz. Gläubiger geraten dann regelmäßig in die verheerende Situation, ihre Forderungen komplett ausbuchen zu müssen. Sprich, sie bleiben auf den entstandenen Kosten sitzen. Ein Inkassounternehmen kann hier Abhilfe schaffen.

 

Was bedeutet Inkasso?

Ein Inkassodienstleister unterstützt Unternehmen dabei, offene Forderungen bei deren Schuldner einzutreiben (Inkasso von ital. incasso = Geld einziehen). Bei einem Inkassoverfahren kümmert sich das beauftragte Inkassounternehmen ab der Auftragserteilung im Namen des Gläubigers – also dem Unternehmen, das die Rechnung erstellt hat – um die Kommunikation mit dem Schuldner – dem Unternehmen oder der Person, die die Rechnung zu zahlen hat – sowie um die Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Für wen lohnt sich der Inkasso-Service?

Unbezahlte Rechnungen gehören leider noch immer zum Unternehmeralltag. Das Eintreiben von Schulden ist dabei meist mit einem hohen Aufwand verbunden und folglich mit deutlichen Mehrkosten für das Unternehmen. Dabei ist der Erfolg, sprich die letztliche Zahlung der Schulden, nicht garantiert. Der Inkassodienstleister spart dem Unternehmer Zeit und Ressourcen. Denn er übernimmt zum Beispiel das Schreiben von Mahnungen, tritt mit dem Schuldner in Verhandlung, um beispielsweise Ratenzahlungen auszuhandeln, und hält dadurch die Forderungsausfälle so gering wie möglich.

Vorteile des Inkassoverfahrens

Übergibt ein:e Unternehmer:in seine beziehungsweise ihre Forderungen an einen Inkassodienstleister, kann er oder sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Er oder sie spart Zeit, Personal und Kosten, da er beziehungsweise sie oder die Mitarbeiter:innen sich nicht zeitintensiv mit zahlungsunwilligen oder -unfähigen Schuldnern auseinandersetzen müssen. Durch Minimierung der Zahlungsausfälle bei einem erfolgreichen Inkasso sichert das Unternehmen zudem seiner Kundschaft Preisstabilität und sich selbst Liquidität und dadurch Schutz vor Insolvenz. Gewinneinbußen und höhere Zinskosten können vermieden werden.

Das Unternehmen profitiert darüber hinaus von der Kompetenz des Inkassounternehmens und einem professionellen Forderungsmanagement. Denn die Beauftragung eines Inkassounternehmens vermittelt dem Schuldner, dass das Unternehmen entschieden ist, seine Forderung einzutreiben. Laut einer Umfrage des Finanzdienstleisters EOS, geben70 Prozent der Unternehmen an, dass die Zusammenarbeit mit Inkassodienstleistern zu einer höheren Zahlungsmoral führt.

Was ist bei der Beauftragung eines Inkassounternehmens zu beachten?

Zunächst einmal sollte sichergestellt sein, dass die Forderungen berechtigt sind und der Schuldner mit der Zahlung in Verzug ist. Das bedeutet, dass er innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist nach Zugang der Rechnung nicht reagiert hat. Bevor ein Inkassoverfahren angestoßen wird, sollte zumindest bereits eine Mahnung unter Fristsetzung erfolgt sein.

Bei der Auswahl des Inkassodienstleisters, sollte der oder die Unternehmer:in prüfen, welche Leistungen vom Inkassounternehmen erbracht werden und ob und welche Kosten dabei für ihn oder sie entstehen. Denn Leistungen und Kosten der Inkassounternehmen sind oftmals sehr unterschiedlich. Idealerweise sollte die Inkassodienstleistung im außergerichtlichen Verfahren für den Unternehmer kostenlos sein. Wichtig: In keinem Fall sollte das Unternehmen bei der Beauftragung eines Inkassounternehmens Vorauszahlungen leisten. Auf der sicheren Seite sind Wedolo-Nutzer:innen mit dem Inkasso-Managements unseres Partners WIG Westfälische Inkassogesellschaft.

Was passiert bei erfolglosen außergerichtlichem Inkassoverfahren?

Bleibt das außergerichtliche Inkassoverfahren erfolglos, kann der Dienstleister nach Rücksprache mit dem beauftragenden Unternehmen im nächsten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Zahlt der Kunde weiterhin nicht, kommt es zur Zwangsvollstreckung. Sollte der Kunde zahlungsunfähig sein, kann eine Titelüberwachung beauftragt werden: Der Inkasso-Dienstleister überwacht in diesem Fall 30 Jahre lang den Schuldner, um die Forderung gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt noch einzutreiben.

Der Inkassodienstleister betreut somit das Unternehmen in enger Absprache vom ersten bis zum letzten Schritt.

Woran erkennt man ein seriöses Inkassounternehmen?

Inkasso-Dienstleister müssen im Rechtsdienstleistungsregister zugelassen sein und sind verpflichtet, nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz zu handeln. So kann sich der oder die Unternehmer:in darauf verlassen, dass die Realisierung der Forderung rechtskonform betrieben wird, und ist gegen unseriöse Praktiken geschützt.

Auf der Website des Inkassodienstleisters können sich Unternehmer:innen einen ersten Eindruck verschaffen. Sie sollte übersichtlich aufgebaut sein und ein umfassendes Leistungsangebot aufweisen. Ein seriöses Inkassounternehmen zeichnet sich außerdem durch eine gute Beratung, gute Erreichbarkeit und eine gewissenhafte Arbeitsweise aus. Eine verantwortungsvolle Vorgehensweise ist ausschlaggebend, um eine gute Beziehung zur Kundschaft zu bewahren. Der beziehungsweise die Unternehmer:in sollte sich gegebenenfalls telefonisch über die Vorgehensweise des Inkassodienstleisters informieren.

Mit der WIG Westfälische Inkassogesellschaft hast du als Wedolo-Nutzer:in einen Partner an deiner Seite, der deine offenen Posten seriös, konsequent und mit dem notwendigen Druck einfordert. Die auf modernster Technologien und Algorithmen basierende mehrgliedrige Mahnsystematik orientiert sich immer genau an deinen Bedürfnissen. Ein einfaches und übersichtliches Online-Tool hilft dir, aktuelle Forderungen zu überwachen und jederzeit Echtzeitinformationen zum Bearbeitungsstand abzurufen. Hier erfährst du mehr.

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